Última actualización: julio de 2026

Registro horario digital obligatorio en 2026: qué exige la ley y cómo cumplir

Si tienes empleados, el registro de la jornada laboral no es opcional: es obligatorio en España desde 2019. Lo que está cambiando ahora es cómo hay que llevarlo. El Gobierno prepara un real decreto que obligará a que ese registro sea digital, fiable y no manipulable, y que la Inspección de Trabajo pueda consultarlo casi en tiempo real. En esta guía te explico, sin tecnicismos, en qué punto está la ley, qué te va a exigir y cómo dejarlo resuelto antes de que llegue.

En qué punto está la ley ahora mismo

Conviene ser precisos, porque circula mucha información confusa: a julio de 2026 el nuevo real decreto todavía NO está aprobado ni publicado en el BOE. Sigue en tramitación. De hecho, el Consejo de Estado emitió en marzo de 2026 un dictamen crítico que frenó su aprobación, y el Ministerio ha planteado dar un plazo de adaptación de hasta un año para las pymes.

¿Qué significa para ti? Dos cosas: la obligación de fichar ya existe hoy (el Real Decreto-ley 8/2019, que desarrolla el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, ya te obliga a registrar la jornada), y el endurecimiento digital va a llegar (lo más probable, entre el segundo semestre de 2026 y principios de 2027). Adelantarte ahora es barato y tranquilo; hacerlo con una inspección encima, no.

Qué va a exigir el registro horario digital

Según el borrador que se tramita, estos son los cambios de fondo:

• Se acabó el papel y el Excel como método habitual: son fáciles de rellenar a posteriori y de modificar.
• Registro no manipulable, con log de auditoría: quién ficha, cuándo, y rastro de cualquier cambio posterior.
• Acceso para la Inspección de Trabajo de forma telemática, con respuesta en un plazo muy corto.
• Más detalle: entrada, salida, pausas y horas extraordinarias, por trabajador.
• Conservación de los datos durante 4 años.
• Acceso de los trabajadores y sus representantes a su propio registro.

Cuánto cuesta no cumplir: las sanciones

Con la normativa vigente, no llevar el registro de jornada es una infracción grave, con multas de 751 € a 7.500 €. Y no es teórico: solo en 2024 la Inspección levantó cerca de 1.869 actas relacionadas con el registro horario. El borrador del nuevo decreto plantea endurecerlo hasta 1.000 € a 10.000 € por cada trabajador afectado, multiplicando la sanción por el número de empleados.

Cómo cumplir hoy, paso a paso

1. Elige un sistema digital, no papel ni Excel, con sello de hora automático.
2. Da de alta a tus trabajadores y explícales cómo fichar.
3. Informa y documenta el consentimiento cuando uses ubicación o foto (RGPD).
4. Guarda los registros de forma segura durante al menos cuatro años.
5. Ten los informes a mano para exportarlos si te los pide la gestoría o la Inspección.

El caso especial de las obras y el trabajo desplazado

Si tu plantilla no está en una oficina fija —construcción, mantenimiento, limpieza, instalaciones, servicios a domicilio— el reto es doble: ¿cómo sabes que el trabajador ha fichado de verdad en la obra que le tocaba? Aquí es donde el fichaje por geolocalización (GPS) marca la diferencia: defines cada obra con un radio permitido (solo se puede fichar allí), añades una foto en el momento del fichaje y asignas quién trabaja en qué obra cada día. Es el control que un Excel jamás podrá darte.

¿Y la protección de datos (RGPD)?

Usar GPS o una foto para fichar es legal, siempre que se haga bien: informar al trabajador de qué datos se recogen y para qué, recabar su consentimiento, limitar el uso a la finalidad del control horario y guardar los datos de forma segura. Un sistema serio ya incluye la información de privacidad preparada.

Conclusión

El registro horario digital no es una moda: es hacia donde va la ley, y llegará. Ponerse al día hoy es sencillo y económico, y te ahorra sustos. Si tienes trabajadores en obra o en varios centros, apuesta por un sistema con geolocalización desde el principio.

Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Para tu caso concreto, consulta con tu gestoría o asesor laboral. Fuentes: Real Decreto-ley 8/2019 y art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores; tramitación del proyecto de real decreto de registro horario (dictamen del Consejo de Estado, marzo de 2026).

Autor: Sergio Gallego, fundador de FichamosApp. Especialista en crear automatizaciones a medida para empresas, con soluciones que han llegado a ahorrar más de 500 horas de trabajo de personal al mes digitalizando procesos que antes se hacían a mano o en Excel.